机の上、散らかっていませんか？ 乱雑な机の上を整理しても、数日後には元通り......。散らかったデスクで仕事をして、「あの資料はどこ!?」なんて思いはしたくないですよね。整理整頓された、仕事のしやすい綺麗な机にする方法、誰か教えて～！
今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、「かたづけ士」の小松易(こまつ・やすし)さん。主に社会人を対象に、「片付けを習慣化する」個人カウンセリングやセミナーを行い、これまでに片付けについての指導をした人数は2,500名以上だとか！ 小松さんに、仕事を効率化できる机の片付け方を聞きました。
■綺麗なデスクは収納がキモ!? 引き出しの使い方
デスクの片付けで重要なことを教えてください。
「デスクの片付けで一番大事なのは、引き出しの使い方です。例えばオーソドックスな仕事用デスクの場合、引き出しは右に3つ、左に大きい引き出しが1つ。このデスクを想定して、それぞれの段に合わせた使用方法をご紹介します」
・右1段目＝1段目は引き出しの中で一番取り出しやすい場所なので、筆記用具類など使用頻度の高いものを入れてください。
・右2段目＝2段目の引き出しには穴開けパンチや名刺ファイル、辞書など、高さがあるために1段目には収納できなかったものを入れます。
・右3段目＝引き出しの中では最も深さのある3段目の引き出しには書類を入れます。ファイルボックスを使い、縦に入れて取り出しやすくすると、使いやすくて見映えも綺麗になります。
・左1段目＝資料の作成中、急に外出したり、会議に出ることになったりしたとき、一時的に書類を入れるためのスペースにしましょう。作りかけの書類は、紛失防止や個人情報保守の観点から考えても、きちんと整理してしまっておく必要があります。
それぞれの引き出しに役割を持たせることで、確実にスッキリしそう！ でも、気になるのが書類の整理。ルーズリーフなどで経験があるように、紙って枚数も多くなりがちな上、無くしてしまうことも多いんですよね......。
■使う書類から自分のそばに配置して、脱・ごちゃごちゃデスク！
書類をスッキリ片付ける方法を教えてください。
「書類を片付けるには、右3段目の引き出しを有効活用してください。下記のファイルをそれぞれ用意しましょう」
・【現在作成中の資料（＝直近で取り出す可能性が最も高いもの）】
・【ペンディングの資料（＝誰かの返事を待っているため、返事があり次第使用する資料）】
・【完成した資料（＝契約書やカタログなど、ときどき見るもの）】
「このように、書類を取り出す頻度に合わせて区分しましょう。ファイルボックスを引き出しの中に入れるときは、頻度に合わせてそれぞれ自分の体に近い方から順に並べるといいですよ。また、きちんと分けることで探す手間も省けて、仕事の効率も上がります」
使う順番に合わせたファイルを用意することで、自分の仕事を把握しやすくなりますね！
■ペンの収納はペンケースを利用
他に、片付けに便利な小物などがあれば教えてください。
「文房具などを入れる右1段目の引き出しには、ペン皿ではなく、小ぶりのペンケースをあらかじめ入れておきましょう。ペンケースをペンの収納場所にしておけば、会議のときなどにもそのまま持っていくことができます」
会議直前に、「あれ？ ペンがない！」なんて騒がずに済みそう。収納も出来る上、持ち運びにも使いやすい、まさに一石二鳥なアイディアです。
■ひとことアドバイス
「僕が影響を受けた言葉に『止まっているモノすら自分で管理できない人間が、動いているモノ、すなわち経済社会の流れや顧客の心理を扱えるはずがない』というものがあります。片付けは、ビジネスマンの仕事の基礎中の基礎。全ての仕事の土台になると考えて、整頓されたデスクを目指してください」
デスクは、仕事をする上での自分のベースとなる場所。そこが汚く、気が散る場所であれば、自分の仕事ぶりにも影響しそうです。自分の仕事力をあげるためにも、綺麗なデスク作りを実践してみましょう！
(山本莉会／プレスラボ）
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